Cet article m’a été inspiré par un échange avec Muriel Lecouey, autour d’un sujet que j’ai toujours trouvé un peu intimidant : le référentiel de compétences.
Pas parce qu’il est obscur. Mais parce que derrière une question en apparence simple — « comment on s’y prend ? » — se cache un chantier qui peut vite partir dans tous les sens. J’avais eu l’occasion d’y travailler chez Claranet, aux côtés de Catherine Lefeuvre, et cela m’avait déjà appris beaucoup.
Commencer par la bonne question
La première tentation, c’est de se jeter dans l’opérationnel. Trois personnes, une salle de réunion, un fichier Excel, et l’impression rassurante qu’on avance.
Sauf qu’un référentiel ne se remplit pas. Il se construit — et uniquement pour répondre à un objectif précis.
La vraie première question n’est pas « quelles compétences ? ». C’est « pourquoi ce référentiel, et pour quoi faire ? »
Un référentiel mal cadré dès le départ, c’est un document que personne n’utilisera jamais. On coche la case « fait » et on le range dans un dossier partagé. Ce n’est pas une fatalité, c’est une conséquence directe d’un manque de clarté sur les finalités.
Partir de la stratégie, pas des fiches de poste
Pour avancer, je propose de suivre cette logique :
Une stratégie d’entreprise → se décline en livrables → portés par des métiers → définis par des missions → qui nécessitent des compétences précises.
Ce n’est pas anodin. Cela signifie qu’une compétence n’est pas une liste de qualités génériques. C’est la capacité à exécuter une mission, dans un contexte donné, au service des enjeux de l’entreprise.
C’est cette définition-là qui rend le référentiel utile — et non un copier-coller d’une fiche ROME ou APEC. Ces ressources ont leur intérêt comme point de départ, mais elles ne diront jamais ce qui fait la singularité d’un rôle dans votre organisation, à ce moment précis de son développement.
Calibrer le niveau de détail
Une fois l’objectif clarifié, se pose la question du niveau de granularité.
Combien de compétences par métier ? Trop, c’est aussi un problème. On dilue l’essentiel, les évaluations s’alourdissent, et tout le monde finit par perdre le fil. Un référentiel efficace retient ce qui compte, pas ce qui existe.
Pour les niveaux de maîtrise : oui, ils sont nécessaires. Mais, à condition qu’ils soient définis avec des descriptions concrètes et observables. « Autonome sur l’outil » n’est pas assez précis. « Sait construire un tableau croisé dynamique » — là, on sait de quoi on parle. La nuance n’est pas cosmétique, c’est ce qui permettra aux managers et aux salariés de se comprendre lors d’un entretien.
Impliquer ceux qui savent
Un référentiel fidèle à la réalité du terrain ne se construit pas depuis un bureau RH. Il nécessite la contribution des managers, des experts métiers, des opérationnels. Ceux qui connaissent le présent du rôle et peuvent anticiper son évolution.
Les solliciter sans les sursolliciter, et surtout leur montrer concrètement ce qu’ils ont à y gagner : c’est un travail à part entière, avant même d’écrire la première compétence. Sans cette étape, on fabrique un référentiel théorique. Avec, on construit un outil que les équipes s’approprieront vraiment.
Et pour les outils ?
Pour quelques métiers et des mobilités internes limitées, un tableur peut suffire pour démarrer. C’est une méthode judicieuse de tester la démarche sans surinvestir.
Dès que les compétences se croisent entre les métiers, que les passerelles apparaissent, que les niveaux s’affinent, ou qu’il faut réviser le fond régulièrement, la complexité s’accroit fortement. À ce stade, un logiciel spécialisé prend tout son sens. Pas pour remplacer la réflexion qui doit rester humaine. Mais, pour la structurer, la faire vivre dans le temps, et surtout la rendre réellement utile au quotidien des managers et des collaborateurs. Sinon c’est l’usine à gaz assurée.
Ce que je retiens
Créer un référentiel de compétences, c’est rarement un problème d’outil au départ.
C’est d’abord un problème de clarté sur les finalités, d’implication des bonnes personnes, et de discipline pour ne garder que ce qui compte vraiment. Le reste — le format, le logiciel, les niveaux — vient après. Et ça va beaucoup mieux quand les bases sont solides.